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11. Mai 2021, News in Organisation & Transparenz

Jeden Tag das Leben feiern: Eventplanung in Zeiten von Corona

Chancen und Herausforderungen in der Konzeption einer Jubiläumsfeier während der Pandemie

Am 28. Mai 2021 wird die DKMS 30 Jahre alt. Für uns ein Anlass, uns bei allen Spender:innen und Unterstützer:innen für ihren Einsatz zu bedanken und gemeinsam das Leben zu feiern. Denn: Mehr als 10,7 Millionen Menschen haben sich seit der Gründung im Jahr 1991 registrieren lassen, mehr als 92.000 davon haben bereits tatsächlich Stammzellen gespendet. Doch wie bedankt man sich bei so vielen Menschen – und dass in Zeiten von Corona? Das DKMS Redaktionsteam hat darüber mit dem Projektleiter Daniel Nolte gesprochen. Der Eventmanager stellt darin heraus, wo genau die Herausforderungen aber auch gleichzeitig die Vorteile liegen. Und verrät erste Details – es wird eine virtuelle Jubiläumsfeier geben, zu der alle Interessierten herzlich eingeladen sind.

Lieber Daniel, unser 30. Jubiläum steht an, ein wichtiger Tag in der Geschichte der DKMS. Was ist denn konkret geplant?

Es steht bei uns der Dank im Mittelpunkt. Seit 30 Jahren werden wir in unserer Arbeit unterstützt. Uneigennützig und auf vielfältige Weise. Dies wollen wir würdigen. An unserem Jubiläumstag blicken wir daher auf Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft der DKMS. Wir lassen die Meilensteine aus 30 Jahren DKMS Revue passieren und zeigen auf, was wir planen, um künftig noch mehr Patientinnen und Patienten zu helfen. Dies geht über die Arbeit als Spenderdatei hinaus und ist als ein internationaler Ansatz zu sehen.

Als Jubibläums-Event ist ein Online-Livestream geplant, den wir am 28. Mai ab 19:30 Uhr aus dem Cafe Moskau in Berlin senden. Einige wenige Talkgäste werden im Studio dabei sein und einige werden wir virtuell dazuschalten. Matthias Killing, Moderator bei Sat1 und langjähriger Unterstützer unseres Anliegens, wird schon wie beim 25-jährigen DKMS Jubiläum durch den Abend führen.

Es ist natürlich seine Herausforderung, dies alles in einen Zeitraum von anderthalb Stunden zu erzählen und einen roten Faden zu finden. Wir können leider nicht jedem einzelnen Engagement und jeder Geschichte gerecht werden. Wir berichten daher beispielhaft und richten unseren Dank damit gleichzeitig an alle. Unser Bestreben ist, einen emotionalen, spannenden und überraschenden Abend auf die Beine zu stellen und werden großartige Gäste dabeihaben, die dies mit uns realisieren.

Ein Thema, was die Planung des Events natürlich bedeutend mitbestimmt hat, war und ist die Corona-Pandemie. Wie ist das abgelaufen?

Mit den Planungen rund um unser 30. Jubiläum haben wir schon im September 2019 begonnen. Zu diesem Zeitpunkt herrschten natürlich noch ganz andere Voraussetzungen und wir sind von einer großen Präsenzveranstaltung ausgegangen. Dann kam die Pandemie und wir begannen, die Lage zu beobachten. Im September 2020 haben wir dann die Entscheidung getroffen, dass der angedachte große Event nicht mehr realistisch ist und haben uns auf eine Hybridveranstaltung verständigt – also einen Online-Stream mit minimaler Vorort-Präsenz. Unsere Geschäftsführung hat unseren Vorschlag sofort unterstützt und uns ihr Vertrauen gegeben, was uns natürlich motiviert hat. Diese frühe Entscheidung war aus meiner Sicht wichtig und hat uns die weitere Organisation und Umsetzung sehr erleichtert.

30JahreHeader

Wie beeinflusst denn die Pandemie aktuell die Planungen des Online-Events?

Die Pandemie beeinflusst auch die Planungen eines Online-Events stark. Ein Punkt ist die Gewährleistung der bestmöglichen Sicherheit aller Personen vor Ort, was für uns natürlich höchste Priorität hat. Wir stehen dazu kontinuierlich mit unserem DKMS Pandemieteam im Austausch und haben einen guten Weg gefunden, um das zu gewährleisten. Wir machen tatsächlich mehr als das Übliche, um uns und den Leuten vor Ort die größtmögliche Sicherheit zu geben. So haben wir ein umfassendes Hygiene- und Testkonzept entworfen. Darüber hinaus haben wir ein Backup-Team besetzt, das unabhängig agieren kann. Das war eine echte Herausforderung, die aus meiner Sicht aber unabdingbar ist. Sollte nun jemand von uns positiv getestet werden, ist gewährleistet, dass die Kollegin oder der Kollege sofort vertreten werden kann.

Was war denn für dich als langjährigen Eventplaner bislang die größte Herausforderung?

Da gab es mehrere. Einmal war es natürlich eine Herausforderung final zu entscheiden: Auf welche Veranstaltungsart setzen wir? Dazu kam, dass wir uns in den letzten anderthalb Jahren fast ausschließlich auf Neuland bewegt haben. Wir sind ein sehr erfahrenes und breit aufgestelltes Team – doch hat keiner von uns jemals eine Veranstaltung mit solchen Unwägbarkeiten geplant. Alles konnte und kann sich von Tag zu Tag ändern. Stichworte sind „Veranstaltungs-, Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen“. Noch wissen wir nicht final, welche Regelungen am 28. Mai gelten. Wir halten alle Ohren offen und bereiten uns so gut wie möglich auf alle Eventualitäten vor. Für Eventplanung ist es allerdings auch normal, dass du auch immer den Worst Case mit planst.

Neben den vielen Herausforderungen und Unwägbarkeiten – welche Vorteile kannst du der aktuellen Situation abgewinnen?

Wir gehen damit einen ganz neuen Weg und können erstmals alle Menschen, die uns seit Jahren unterstützen und begleiten, zu einer gemeinsamen Veranstaltung einladen. Es ist wirklich ein großer Vorteil, dass so viele Leute an dem Online-Event teilnehmen können.

Der ganze Event wird simultan gedolmetscht, das heißt vom Deutschen ins Englische. Der Großteil der Gäste vor Ort ist deutschsprachig, deshalb haben wir uns für eine simultane Übersetzung entschieden, sodass alle Kolleginnen und Kollegen und Unterstützer folgen können.

Ich finde es immer schade, wenn etwas mit viel Aufwand organisiert wird und nicht alle dabei sein können. Daher freut es mich ganz besonders, dass wir diese Möglichkeit organisieren. Jeder, der Lust hat, kann sich zuhause hinsetzen und den Stream schauen. Alle sind herzlich eingeladen. Wir freuen uns!

Lieber Daniel, herzlichen Dank für das Gespräch!

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